
見やすい!伝わる!公務員の文書・資料のつくり方
秋田 将人
2014年10月17日
学陽書房
1,980円(税込)
人文・思想・社会
◎簡潔・明快・正確に書くコツがわかる! 「文書に始まり、文書に終わる」と言われるほど、すべての公務員にとって必須のスキルである文書・資料のつくり方について、豊富な実例を交えてわかりやすく解説。 「上司に判断を求める」「状況・経過を報告する」「首長・議員に説明する」など、具体的な場面の資料作成で使える1冊。 第1章 資料作成の鉄則 1 資料の目的をきちんと意識する 2 テーマ・種類を決める 3 締切を設定する 4 読み手を具体的にイメージする 5 構成を考える 6 分量を考える 7 1文は短く書く 8 5W1Hを意識する 9 基本フォーマットを活用する 10 概要版・詳細版に分ける コラム1 説明の「時間」は限られている 第2章 わかりやすく資料をつくる 1 結論から先に書く 2 資料の構成がわかる見出しを付ける 3 原則、A4版1枚におさめる 4 事実と意見は混同しない 5 1ペーパー1テーマとする 6 箇条書きの階層は3つまで 7 日付と作成者を明記する コラム2 資料にない説明で相手の気を引く 第3章 伝わりやすい文章を書く 1 なるべく短い文章で書く 2 形式を統一する 3 簡潔な記述を心がける 4 具体的な数字を盛り込む 5 誤解を招く表現は避ける 6 住民視点で考える 7 首長視点で考える 8 議員視点で考える 9 職員視点で考える 10 お役所言葉は使わず、言い換える 11 敬語は正しく使う 12 よく使う敬語の例 コラム3 相手に応じて資料・説明を使い分ける 第4章 説得力のある理由・根拠を明示する 1 データで根拠を示す 2 メリット・デメリットを説明する 3 判断材料・選択肢を示す 4 因果関係を説明する 5 論理的に説明する 6 現状の問題点を明らかにする 7 今後想定される課題を提示する 8 時系列の推移を示す コラム4 聞き手の視線に注意する 第5章 見やすい資料をつくる 1 レイアウトを工夫する 2 文字の大きさ、フォントを変える 3 下線・太字・斜体でメリハリをつける 4 情報を盛り込みすぎず、余白を活かす 5 注釈を付ける 6 漏れなく、ダブりなく 7 フローチャート 8 ロジックツリー 9 PDCA 10 ポートフォリオ 11 グラフ 12 数式 13 写真・イラスト コラム5 複数の資料を説明するときは要注意 第6章 相手を動かす資料をつくる 1 上司に判断を求める資料 2 上司に状況や経過を報告する資料 3 住民説明会のレジュメ資料 4 首長への説明資料 5 議員への説明資料 6 行政視察対応資料 7 新制度の課内での検討資料 8 議会での想定質問 コラム6 説明にも重要な論理性
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