見やすい！伝わる！公務員の文書・資料のつくり方

◎簡潔・明快・正確に書くコツがわかる！ 「文書に始まり、文書に終わる」と言われるほど、すべての公務員にとって必須のスキルである文書・資料のつくり方について、豊富な実例を交えてわかりやすく解説。 「上司に判断を求める」「状況・経過を報告する」「首長・議員に説明する」など、具体的な場面の資料作成で使える1冊。 第1章　資料作成の鉄則 　1　資料の目的をきちんと意識する 　2　テーマ・種類を決める 　3　締切を設定する 　4　読み手を具体的にイメージする 　5　構成を考える 　6　分量を考える 　7　1文は短く書く 　8　5W1Hを意識する 　9　基本フォーマットを活用する 　10　概要版・詳細版に分ける 　コラム1　説明の「時間」は限られている 第2章　わかりやすく資料をつくる 　1　結論から先に書く 　2　資料の構成がわかる見出しを付ける 　3　原則、A4版1枚におさめる 　4　事実と意見は混同しない 　5　1ペーパー1テーマとする 　6　箇条書きの階層は3つまで 　7　日付と作成者を明記する 　コラム2　資料にない説明で相手の気を引く 第3章　伝わりやすい文章を書く 　1　なるべく短い文章で書く 　2　形式を統一する 　3　簡潔な記述を心がける 　4　具体的な数字を盛り込む 　5　誤解を招く表現は避ける 　6　住民視点で考える 　7　首長視点で考える 　8　議員視点で考える 　9　職員視点で考える 　10　お役所言葉は使わず、言い換える 　11　敬語は正しく使う 　12　よく使う敬語の例 　コラム3　相手に応じて資料・説明を使い分ける 第4章　説得力のある理由・根拠を明示する 　1　データで根拠を示す 　2　メリット・デメリットを説明する 　3　判断材料・選択肢を示す 　4　因果関係を説明する 　5　論理的に説明する 　6　現状の問題点を明らかにする 　7　今後想定される課題を提示する 　8　時系列の推移を示す　 　コラム4　聞き手の視線に注意する 第5章　見やすい資料をつくる 　1　レイアウトを工夫する 　2　文字の大きさ、フォントを変える 　3　下線・太字・斜体でメリハリをつける 　4　情報を盛り込みすぎず、余白を活かす 　5　注釈を付ける 　6　漏れなく、ダブりなく 　7　フローチャート 　8　ロジックツリー 　9　PDCA 　10　ポートフォリオ 　11　グラフ 　12　数式 　13　写真・イラスト 　コラム5　複数の資料を説明するときは要注意 第6章　相手を動かす資料をつくる 　1　上司に判断を求める資料 　2　上司に状況や経過を報告する資料 　3　住民説明会のレジュメ資料　 　4　首長への説明資料　 　5　議員への説明資料　 　6　行政視察対応資料　 　7　新制度の課内での検討資料　 　8　議会での想定質問 　コラム6　説明にも重要な論理性